Uno strumento di uso quotidiano, come l’utilizzo della posta elettronica aziendale, è ormai un punto di convergenza di consuetudini e normative assai delicato. Alcune buone pratiche, per non incorrere in sanzioni e cattiva gestione, sono però consigliabili. Ad esempio, sarebbe corretto comunicare al dipendente la possibilità che vengano effettuati controlli sull’utilizzo dell’account di posta e la riservatezza dei suoi contenuti. Altresì, non è possibile eseguire la registrazione automatica delle e-mail o della cronologia di navigazione, prassi vietata dallo statuto dei lavoratori. Ulteriori best practice sono, ad esempio, l’accesso condiviso a e-mail generiche (es. info@accountaziendale.it) e l’uso di risposte automatiche che segnalano l’assenza della persona e i contatti a cui rivolgersi in caso di urgenze, per non attendere risposte da chi è assente. I messaggi di posta dovrebbero anche prevedere, nel footer, un breve testo relativo alla possibilità di invio erroneo e la eventuale ricezione delle risposte condivisa da tutta l’organizzazione.
In occasione, invece, di account di persone che hanno lasciato l’azienda, sarebbe opportuno inviare comunicazioni dalle stesse, prima delle disattivazione dell’account, con i contatti a cui rivolgersi alternativamente e salvare i messaggi sui server aziendali.
